Eigenlijk zou u er wel iets van willen zeggen. Klaas kwam alweer te laat vanochtend. En daar sloft deze leerkracht door de gang, kauwend op een boterham. Ok, er zijn nog niet veel leerlingen binnen, maar toch... hadden we daar geen heldere afspraken over? Feedback geven, dat vermijden we graag. Want hoe doet u dat eigenlijk, feedback geven aan mensen met wie u dagelijks door één deur moet? U bent niet de enige die met deze vragen rondloopt...

Uw mening kenbaar maken met het doel iemands gedrag te corrigeren: feedback geven. Als we de media moeten geloven, worstelen we ermee in Nederland. Sommige mensen vinden dat we altijd alles ‘gewoon’ tegen elkaar moeten kunnen zeggen en dat elk vogeltje nu eenmaal zingt zoals het gebekt is. Wie daar niet tegen kan: pech gehad. Minder extraverte mensen geven hun feedback aan anderen juist heel voorzichtig en omfloerst, bang om de ander te kwetsen. En dan zijn er nog degenen die altijd commentaar geven achter de rug van de betrokkenen om. In praktijk maakt feedback daarom vaak meer stuk dan ons lief is.

Waar begint u en waar wilt u heen?
Voor effectieve feedback aan volwassenen, medewerkers, ouders of collega’s is het van belang om eerst heel bewust te weten wat u wilt. In de bergen geldt: alleen op pad gaan als u de weg weet, uw uitrusting deugt en iemand waar u bent.
Ook als u iemand feedback wilt geven, maakt u een tocht door een landschap waarin allerlei gevaar op de loer ligt. Hoe zal de ander het opvatten? Zal hij u begrijpen? Zal hij inderdaad zijn of haar gedrag aanpassen of gewoon doorgaan? En dan? Ook op die tocht is uw voorbereiding heel belangrijk. U kunt die voorbereiding zien als een route met vier stappen.

Stap 1: Check herkomst feedback
U kunt feedback geven vanaf verschillende vertrekpunten. We onderscheiden twee dimensies: een positieve en een negatieve. Neem het voorbeeld uit de intro van dit artikel. Klaas komt te laat en loopt met een boterham in de hand door de gang. U wilt iets kwijt. Wat precies? Uw frustratie over het feit dat Klaas zich niet gedraagt? Woede omdat hij de afspraken met u als leidinggevende niet nakomt? Of bent u bezorgd dat Klaas voor de leerlingen én voor zijn collega’s een slecht voorbeeld stelt? Ligt uw focus op het proces op school en uw behoefte om daarin verbetering te bewerkstelligen? Het maakt een wereld van verschil voor hoe uw feedback zal klinken en op de ander over zal komen.

Stap 2: Check je beeld van de ander
Veel directeuren balanceren op twee gedachten als ze feedback geven. Enerzijds ervaren ze hun leerkrachten op school als collega’s. Anderzijds zijn ze verantwoordelijk voor het reilen en zeilen op school en dat plaatst hen in een andere rol. Welke van de twee is aan het woord als u feedback geeft? Met elke pet gedraagt u zich verschillend. Leerkrachten ervaren die onduidelijkheid als onaangenaam en onvoorspelbaar. Het tweede aspect van uw voorbereiding heeft daarom te maken met uw beeld van de ander. Wie is die ander voor u? Een stout kind? Een boze dader waar u een beetje angst voor mag hebben? Of een volwassene met goede en slechte dagen? En wie bent u zelf? Een boze ouder? Een kind dat vraagt om een gunst? Of de volwassene die u bent? In formele zin staat u als leidinggevende natuurlijk boven uw medewerkers. Daar is niets mis mee. Maar dat wil niet zeggen dat u zich ook een bazig gedrag kunt permitteren, of u zich kunt gedragen als een boze ouder die een kind tot de orde roept.

Effectieve feedback ontstaat wanneer u uzelf én de ander als volwassenen respecteert. Helderheid is hier belangrijk omdat die zal bepalen hoe uw feedback klinkt. Als u dat respect niet voelt, mag u niet verwachten dat uw feedback in goede aarde zal vallen. Als u het verschil tussen respect en geen respect eenmaal aanvoelt, is het niet moeilijk te bepalen waar u zelf staat.

Slecht nieuws en goed nieuws
Als u deze twee stappen ter voorbereiding in uw hoofd hebt gezet, dan is er goed nieuws voor u en slecht nieuws. Eerst het slechte nieuws. Feedback die u wilt geven vanuit een negatieve vertrekplaats en/of een onvolwassen positie, leidt maar zelden tot positieve resultaten. Er moet daarom nu een alarmbel gaan rinkelen in uw hoofd. Want hoe handig u het ook denkt te spelen en hoe netjes u regels voor feedback volgt: waarschijnlijk zal de ander zich toch gekwetst voelen, of beledigd. Bedenk dan dat uw feedback nu uw relatie met de ander eerder negatief dan positief zal beïnvloeden! U bent er niet klaar voor. Opties: uitstellen, inslikken, iemand anders inschakelen die de kolen uit het vuur haalt.

Gaat u daarentegen feedback geven vanuit een positieve emotie, met positieve doelen en vanuit een volwassen positie? Dan is het goede nieuws dat mensen uw feedback in de regel als opbouwend ervaren en het gesprek als positief – los van hoe u nu precies uw woorden kiest. Het blijft desondanks altijd oppassen dat u zich niet laat meeslepen in al te populaire formuleringen (’Hee badmuts, wil je voortaan gewoon op tijd komen ja?’).

Stap 3. Geef co-actieve feedback
Ook al doen de regels er niet zoveel toe als u vanuit een positieve intentie spreekt, toch zijn er handige en minder handige manieren om uw feedback te uiten. Als directeur kent u vast de regels van constructieve feedback: eerst iets positiefs zeggen, gedrag, gevoel en gevolg benoemen, feedback tijdig geven, geen oude koeien uit de sloot halen, etcetera. En iedereen in uw team kent die regels ook en gebruikt ze in de omgang met leerlingen. Deze feedbackregels zult u echter intuïtief niet snel gebruiken als u iets wilt regelen met andere volwassenen. En uw intuïtie klopt. De bekende regels van constructieve feedback passen namelijk alleen in een formele rolverhouding waarbij de gever (in relationeel opzicht) boven staat en de ontvanger onder (leerkracht-leerling). Als u dus die regels volgt, benadrukt u het formele rolverschil. Vaak is dat niet wat u wilt, zeker niet met mensen die u dierbaar zijn.

Het verdient daarom aanbeveling u een vorm van feedback aan te leren die u altijd kunt toepassen. Dat maakt u meer transparant voor uw collega’s. U kunt bijvoorbeeld co-actieve feedback gebruiken. Deze vorm van feedback is goed geschikt in de omgang met volwassenen, zowel in praktijk van alledag als in formele functioneringsgesprekken. De structuur daarvan is heel eenvoudig:
1. Maak contact,
2. Formuleer de feiten,
3. Vertel uw verhaal bij die feiten,
4. Vraag naar de visie van de ander,
5. Maak een afspraak.
Als u deze structuur volgt, ontstaat er als vanzelf een helder en constructief gesprek. Daarin draait u niet om de hete brei heen, maar blijft u tegelijkertijd wel respectvol en open.

Stap 4. Ontvang feedback
Effectief feedback geven kan alleen als u feedback ook kunt ontvangen. Want wie kaatst, kan de bal verwachten. Dat is niet voor iedereen altijd even makkelijk. Valkuilen voor veel leidinggevenden (en andere mensen): vinden dat de ander eerst moet veranderen voor u zelf aan de beurt bent, niet luisteren want u was eerst, in de verdediging schieten, etc. Zo’n houding zal er helaas toe leiden dat ook de ander uw feedback veel minder binnen laat komen.

Als u in staat bent ook feedback te ontvangen, dan zal Klaas eerder bereid zijn uw punt serieus nemen. Dat begint met nieuwsgierigheid, met luisteren met de intentie om te leren van de ander. Dat vraagt iets van u als leidinggevende. Maar alleen zo kunnen we op weg naar een professionele cultuur. “Ja”, zegt Klaas dan, “Je hebt gelijk. Maar ik vind dat je nu op elke slak zout legt. Mijn moeder is opgenomen in het ziekenhuis, dat weet je. Om 7 uur vanochtend moest ik schone kleren brengen. Maar vanaf volgende week is er hulp en ondersteuning en kom ik gewoon weer op tijd.”

Bron: Boves & Van Dijk (2008) Contact Maken. Assen: Van Gorcum

reacties