We staan op school klaar voor de leerlingen, maar halen we ook het beste uit de medewerkers naar boven? Hoe kan het beter? Kent u de managementprincipes van het chaordisch systeem? Uit chaos en orde kan iets heel moois opbloeien. Tom Boves en John Kuijpers delen graag hun onderwijservaringen met deze revolutionaire organisatievorm met u.

Het woord educatie komt van educare: het beste uit mensen naar boven halen. We staan op school klaar voor onze leerlingen, maar... halen we ook het beste uit onze medewerkers naar boven? Hoe kan dat beter? In dit artikel geven we een schets van wat een school ook zou kunnen zijn: een chaordisch systeem. Ook delen we onze ervaringen met deze organisatievorm.
 

Leiding geven aan een school, het is een vak dat heel verschillende kanten heeft. Managers vinden het niet altijd makkelijk om de balans te vinden tussen loslaten en controleren. Leiders van scholen kiezen op deze weegschaal vaak de kant van de controle. Tegelijkertijd vinden ze dat het werk hen uitput: ‘Ben ik de enige hier die oplet? Wie neemt hier verantwoordelijkheid?’. In dit artikel beschrijven we onze ervaringen met een aanpak die meer uitgaat van vertrouwen en loslaten. We hebben daarmee op onze mytylschool afgelopen jaar op bescheiden schaal experimenten gedaan. En onze ervaringen zijn zeer positief. We zetten een hiërarchische organisatie af tegen wat we noemen een chaordisch systeem en beschrijven de verschillen.

Elke school rust impliciet op een mensbeeld en op een organisatiemetafoor. In een hiërarchische cultuur is dat karikaturaal gezegd: mensen werken om geld te verdienen en een organisatie moet een geoliede machine zijn. Vertrouwen is goed, maar processen en medewerkers moet je blijven controleren, anders lopen zaken uit de hand. Als je in een gedachte-experiment in zo’n organisatie alle leerkrachten zou vervangen door nieuwe, gemotiveerde, speciaal geselecteerde en hoogst competente professionals, dan kun je vrijwel zeker weten dat al snel weer hetzelfde spel op de rails staat. Leerkrachten zullen nooit goed genoeg zijn en leiding geven blijft water naar de zee dragen.

Het beste uit mensen halen
Dee Hock introduceerde het woord chaordisch in 1996 in het boek One From Many, waarin hij het ontstaan beschrijft van de VISA-creditcards. Chaordisch staat voor een samenvloeien van chaos en orde. Hock beschrijft een organisatie als een natuurlijk groeiend organisme. Om een boom te laten groeien, is geen projectplan nodig en geen projectleider. Er is een genetische code (in een zaadje), ruimte, licht, grond en water. Hoe die boom er precies uit gaat zien, weet je niet. Maar als je het zaadje kent, weet je welke kwaliteiten het loof en het hout zullen krijgen. De natuur werkt eenvoudig en heeft focus.

Elke leider moet volgens Hock steeds het beste uit zijn mensen halen. Mensen willen iets achterlaten in hun leven. Als je ze daarvoor ruimte geeft, is iedereen in staat tot prestaties die je nooit van ze had
verwacht. Professionals moet je dus ruimte geven om zich volledig te kunnen ontplooien. En dit is precies de oorspronkelijke betekenis van het woord educare.

Genetische code
We geven een voorbeeld om het chaordische principe te illustreren. Stel een school heeft een zogeheten ‘motivatieklas’ waarin na school de leerlingen samenkomen voor hun huiswerk en voor extra begeleiding. Die klas wordt begeleid door een kleine pool van leerkrachten. Een hiërarchische organisatie zorgt voor een rooster waarin elke docent ‘dienst’ heeft. Is die docent verhinderd (een ziek kind thuis, ziekenhuisbezoek), dan meldt hij zich af bij de verantwoordelijke teamleider. Deze heeft er weer een urgente klus bij. Een chaordisch proces kan daarentegen worden geregeld met een simpele genetische code. De verantwoordelijkheid rust bij degenen die de motivatieklas runnen. Als dat er bijvoorbeeld vijf leerkrachten zijn, zou elk de verantwoordelijkheid kunnen hebben voor één dag in de week. De regel is: je gaat zelf of regelt een vervanger die zorgt dat de klas draait zoals het zou moeten. Daar komt geen management aan te pas, het proces is stabiel en bedrijfszeker.

Onmogelijk? Bedenk dan dat een dergelijk systeem decennia lang probleemloos draaide bij 008 nummerinformatie van de voormalige PTT. Daar werd een formeel rooster gemaakt, maar alle (parttime) medewerkers waren vrij om hun diensten te ruilen – zolang ze hun uren maakten en ervoor zorgden dat ‘hun’ dienst bezet was. En wat denkt u van het internet? wie is daarop de ‘baas’?

Lichtzinnig? Een utopie op school? We weten zeker van niet. Op allerlei plekken in de wereld lopen managers tegen dezelfde problemen op en steeds vaker zoeken ze ook naar dezelfde oplossingen. De onvermijdelijke trend voor de komende decennia zal zijn: samen creëren en verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie leggen. waarom? Omdat zowel onze organisaties als ook de samenleving zo ingewikkeld is geworden, dat niemand meer in z’neentje alles kan overzien, afwegen of zelfstandig een koers kan uitzetten. Hiërarchische organisaties zijn daarom uit. wen er maar vast aan.

 
Lesroosters maken
In ons experiment hebben we onder meer ons docententeam uitgenodigd om actief te participeren bij het maken van het rooster voor het nieuwe schooljaar Vorige jaren had onze schoolleiding eerst de klus om een plan te maken en daarna een tweede klus om alle neuzen één kant op te richten. Stress, spanning en onvrede waren genetisch in dit proces verankerd. In ons chaordisch experiment hebben we dit proces ingericht via een vorm van co-creatie. Het rooster is nog nooit zo snel af geweest als dit jaar en heeft niet eerder met zo weinig moeite zo veel tevreden gezichten opgeleverd. Tegelijkertijd hebben we met ieders committment wezenlijke verbeteringen kunnen doorvoeren. Het ging daarbij ook om veranderingen die lange tijd onbespreekbaar zijn geweest.

 
Baten en verantwoordelijkheden
Een chaordich transformatieproces leidt tot een nieuw en gezond evenwicht tussen leerkrachten en leiding. Er gaat veel minder tijd verloren aan het omzeilen van regels en het voldoen aan procedures die weinig of niets te maken hebben met het primaire proces. Dat schept kansen voor lesgeven, leerlingen en daarmee ook voor schoolresultaten.

Deze transformatie vraagt wel lef. Dat begint met bezinning, studie en afstemming, maar veronderstelt ook nieuwe vaardigheden. Bijvoorbeeld de vaardigheid om andere gesprekken te voeren, andere overleggen te houden en methoden van co-creatie te introduceren (zoals bijvoorbeeld Open Space of world Cafe). Scholing, begeleiding en coaching zullen daarvoor onontbeerlijk zijn.

Het onderwijs stelt eisen aan het vakmanschap van leerkracht en manager: hun vakinhoudelijke kennis en didactische en coachende vaardigheden. Het werken in een chaordische organisatie stelt daarbovenop nog enkele eisen aan beide bloedgroepen. Voor leerkrachten gaat het dan vooral om meer persoonlijk leiderschap. Waar zij zich onder een hiërarchisch bewind in de luwte kunnen opstellen, staan ze in de chaordische organisatie midden in het volle licht. Van hen wordt gevraagd om volle verantwoordelijkheid te nemen en veel meer zelf op te lossen. Professionals worden daar kort gezegd ten volle aangesproken op hun professionaliteit.

Tegelijkertijd stelt deze manier van werken concrete eisen aan de schoolleiding. Chaordische organisatievormen zijn alleen mogelijk als en zolang managers zelf het juiste voorbeeld geven. Managers zullen overbodigeregels en procedures moeten opruimen en buiten de deur moeten houden. ‘Walk the talk’: je daden tellen. Dan gaat het echt over verantwoordelijkheid delen, ruimte maken en controle uit handen geven. Dat is niet voor iedereen even gemakkelijk. En dit stelt eisen aan hun ruggengraat als er ergens iets mis gaat. Want niets lijkt makkelijker dan terugvallen op het bekende: command en control. Leren en groeien gaat echter niet zonder fouten te maken. Niet bij leerlingen en niet in schoolorganisaties.

John Kuijpers is adjunct-directeur VSO bij Stichting Franciscusoord Mytylschool en verantwoordelijk voor het kwaliteitszorgsysteem van zijn afdeling. Voorheen was hij als sectordirecteur havo werkzaam in het reguliere onderwijs. Dr. Tom Boves is kernlid van het centrum voor co-actieve communicatie en werkt voornamelijk ten behoeve van het onderwijs. Voorheen werkte hij als people manager bij de rijksoverheid. Hij publiceert over mogelijkheden om gesprekken te verbeteren en daarmee organisaties te transformeren.

reacties